Que las oficinas evolucionan acorde a las nuevas tecnologías y formas de trabajo no es ninguna novedad. Es una necesidad imperiosa para dar respuesta a las nuevas exigencias de los espacios de trabajo. En medio de una sociedad en continuo cambio, que desde hace tiempo busca la conciliación entre la vida profesional y la personal, tras la pandemia, estos cambios se han agudizado en pro de una oficina más agradable sin dejar por ello de ser una oficina eficiente o una smart Office.
Y es que para conseguir todo esto, una jornada laboral flexible, ya sea presencial o híbrida, y la posibilidad de trabajar en cualquier momento desde cualquier sitio, los espacios de trabajo precisan adaptarse a los cambios sociales y a las necesidades de sus usuarios. En este sentido, hacer que nuestra oficina sea una oficina inteligente exige una serie de cambios que van más allá de lo meramente tecnológico. Exige también un compromiso de todos los implicados para conseguir la optimización de recursos, tanto humanos, energéticos como económicos.
Así, la base fundamental de una oficina inteligente reside en las nuevas tecnologías, capaces de dar un óptimo servicio tanto dentro como fuera de la oficina, pero ¿Qué necesitamos para ello?
La digitalización del entorno de trabajo es una condición indispensable sin la cual, no sé conseguirá que nuestra oficina sea una smart Office. A nivel de infraestructuras, será necesaria la instalación de programas de domótica que optimicen los recursos energéticos que hagan de nuestra oficina una oficina más agradable, confortable y sobre todo sostenible. En este sentido, el control de la temperatura por medio de sensores y aplicaciones remotas o un sistema de detección presencial para el encendido o apagado de luces son acciones necesarias para cumplir este objetivo.
Esta digitalización deberá ser instalada también en cada puesto de trabajo, con equipos informáticos y programas de alto rendimiento, rápidos y eficientes, para el trabajo presencial o el teletrabajo. Por ende, será imprescindible un buen sistema de seguridad y una red privada virtual para tener acceso a toda la información de trabajo necesaria en cada momento.
Si bien en los últimos tiempos la oficina moderna se ha ido orientando para mejorar la experiencia de todos sus usuarios, podría decirse que éste, sería el leit motive de las smart Office. Así, una oficina inteligente es una oficina que dispone de diferentes espacios preparados para las exigencias de cada momento y de cada trabajador, habilitando espacios tan dispares como necesarios en una oficina como son las zonas de descanso o de ocio, los espacios para concentración o privacidad, cafetería o cocina, etc.
Sin duda, estos espacios deben ir acompañados de un mobiliario adaptado ergonómicamente que mejore el confort del trabajador. Mesas y sillas regulables a cada usuario y tarea, junto a espacios multifuncionales y flexibles, que fomenten la comunicación y sean de rápida preparación por medio de un mobiliario portátil, apilable o con ruedas, para diferentes actividades según las necesidades de cada momento, como salas de reuniones presenciales, videoconferencias, aulas, etc.
Por último, el factor humano es también fundamental en la smart Office. En ella, por medio de espacios de trabajo confortables, funcionales y eficientes, se refuerza el talento, el sentimiento de pertenencia a la empresa y el compromiso con ésta, haciendo de los lugares de trabajo, espacios agradables donde todo el mundo querría trabajar.
