La primera impresión al entrar en una oficina, buena o mala, viene dada generalmente por factores estéticos. La elección de los colores para paredes y suelos o el mobiliario con que vestimos las diferentes estancias no sólo responde a nuestros gustos o imagen de marca, sino también a otros funcionales que son de gran importancia. Por ello, a la hora de diseñar una oficina, además de tener en cuenta estos factores estéticos, debemos dedicar especial atención a su distribución, en cómo y donde poner cada elemento que integramos. En este sentido, la distribución del espacio y mobiliario juega un papel fundamental a la hora de diseñar una oficina cómoda y acogedora pero productiva. Y es que, de una buena distribución del mobiliario pensado para el espacio con que contamos, dependerá conseguir lugares de trabajo agradables pero eficaces.
Para ello, el primer factor a tener en cuenta es el tamaño de la oficina. En una oficina pequeña es primordial optimizar el espacio, mientras que en una de grandes dimensiones, tenemos más posibilidades de compartimentar espacios que delimitarán las diferentes áreas de trabajo. Por otra parte, debemos tener en cuenta el tipo de tarea a realizar en cada área. Una buena distribución de los espacios ayuda a mantener un orden, asignando a cada departamento su espacio individual, y dentro de él, si lo que queremos es facilitar la comunicación, necesitaremos áreas abiertas con una distribución del mobiliario que favorezca la relación entre el equipo.
Por otra parte y más ahora con la irrupción de la oficina flexible, si precisamos áreas multipuesto o multifuncionales, las divisiones de tipo móvil son perfectas para adecuar la oficina a las necesidades del momento. Ello nos permitirá establecer áreas de reunión, descanso o privacidad sin necesidad de tener que realizar obras, manteniendo el ruido apartado y cierta intimidad.
En el caso de los servicios de suministros e instalaciones, deberemos evitar que cables y conductos que estos queden a la vista y sobre todo en medio del paso, por molestar y suponer un peligro. Para ello siempre podemos optar por suelos y techos técnicos así como mobiliario que los mantengan fuera del alcance.
La distribución de las distintas áreas de una oficina, dependerá en gran medida de la posibilidad de tener luz natural o no. Partiendo de la base de que para realizar un buen trabajo es necesario una buena iluminación y que la natural siempre es mejor, lo cierto es que, no todas precisan la misma iluminación. Las áreas de trabajo activo y detallado precisan una iluminación mayor, mientras que las de reunión o relación social precisan un nivel medio, las de almacenamiento o descanso un nivel moderado y las de circulación un nivel bajo. En función de esto podemos distribuir las diferentes estancias que nuestra oficina precisa.
Igual de importante que la distribución de los escritorios lo es la del mobiliario de almacenaje y organización. Estos deberán estar en consonancia con el espacio en donde se integran y ser los imprescindibles, lo justo para mantener un equilibrio entre orden y la funcionalidad.
Cada oficina tiene en su decoración una estética diferente, más minimalista, clásica o industrial, pero lo que impera en todas ellas es la funcionalidad y la productividad. Sin duda, con una buena distribución de áreas y mobiliario los resultados serán mejores.
