Cuando se aborda la reforma de una oficina o el diseño de un nuevo espacio de trabajo, lo primero que llama la atención son los puestos operativos, las salas de reunión o la distribución general. Pero hay un aspecto que merece ser sopesado desde las primeras fases: el almacenaje.
No es tan solo una cuestión de encontrar un sitio para los papeles o el material de oficina. Con una buena planificación se consigue orden y se saca el máximo partido a los metros cuadrados, dotando a la oficina de la capacidad de adaptarse a los cambios.
El mobiliario de archivo debe ser un pilar fundamental a la hora de la planificación. Integrarlo en la distribución de entrada permite anticipar las necesidades y seleccionar la solución idónea para cada espacio, impidiendo que los objetos vayan acabando apilados en los puestos sin un lugar propio.
Hacer un balance de lo que se necesita hoy y mañana
Antes de decidirse por armarios o estanterías, hay que hacerse algunas preguntas: ¿qué hay que guardar, quién va a tener acceso y con qué asiduidad? Los requisitos varían según el lugar. Un despacho puede pedir documentación de consulta; una zona operativa, un hueco personal; una sala de reuniones, material de uso común; o un área compartida, espacio para suministros.
También cabe distinguir entre lo que ha de estar a mano y lo que puede relegarse a un archivo. Y no hay que olvidar la evolución de la compañía: el aumento de plantilla, la adopción de puestos flexibles o nuevas formas de trabajar irán modificando esas necesidades.
Espacio personal en los puestos
Aunque la oficina sea abierta o los puestos no estén asignados, todo el mundo requiere un sitio para sus pertenencias y accesorios. Las cajoneras y los bucks se ajustan bien a despachos y áreas operativas, ya sean fijos o móviles. El Buck metálico, por ejemplo, da una gran flexibilidad; la Note se ofrece en versión estática o móvil y la Guialmi se concibe como un módulo de archivo personal. O bien el Caddy de Bisley, que sirve de almacenamiento individual y de asiento auxiliar cuando hace falta.
Para los puestos flexibles, las taquillas son de gran utilidad. En entornos con mesas no asignadas o dinámicas híbridas, donde no todos se sientan en el mismo sitio a diario, se precisa un recodo seguro para el material de trabajo. Las taquillas Campus están hechas para este tipo de rotación y su configuración (cerraduras, puertas, acabados) se puede adaptar a la oficina. Lo importante es ubicarlas bien en la fase de distribución para que sean de fácil acceso sin estorbar el paso.
Armarios de uso compartido y archivo
Cualquier oficina dispone de zonas comunes para equipos o documentos. Los armarios de oficina se prestan a ello. Para carpetas organizadas están los archivadores; los combinados, con su estructura metálica y madera bilaminada, se adaptan a diferentes entornos. Si el espacio es escaso, un armario de persiana evita el engorro de las puertas. También hay opciones modulares como el sistema Terri Tory, que divide zonas y almacena a la vez, o Frames.
En cuanto a la información física, libros o catálogos aún tienen cabida en muchas empresas. Una biblioteca de oficina puede instalarse en un despacho o sala de lectura. La Marciana V2 aporta una versatilidad con toques minimalistas, frente a la Alejandría que permite personalizar el espacio con sus componentes. La Atlas está pensada para el archivo y la 2020 destaca por su modularidad.
Una oficina que evoluciona
Planificar el almacenaje no significa saturar la oficina de mobiliario. Hay que hallar un punto de equilibrio entre la necesidad a día de hoy y la de ampliar o reorganizar en el futuro. Antes de trazar la distribución, vale la pena preguntarse qué documentos se van a conservar, qué materiales debe tener cerca cada equipo de trabajo o qué soluciones se pueden reconfigurar ante un crecimiento.
Preguntarse todo esto al principio, hace que el entorno resulte más funcional y ordenado. De este modo, el almacenaje deja de ser un mero accesorio para pasar a ser un elemento central del diseño de la oficina.
