Llega julio, empiezan los calendarios de vacaciones y, con ellos, un clásico de toda oficina: los que se van a la playa y los que se quedan sosteniendo el fuerte. Si tu empresa no lo gestiona bien, el resultado es previsible: sobrecarga de trabajo, cansancio acumulado y un ambiente que se resiente justo quiere lo contrario, respirar.
El problema es real (y tiene nombre)
Según Cigna Healthcare España, cuando los criterios de reparto de vacaciones no están claros o la comunicación es insuficiente, «pueden aflorar tensiones que acaban afectando al bienestar de las personas y al funcionamiento de la organización» (Emprendedores). La ausencia de una parte del equipo obliga a redistribuir tareas entre quienes se quedan, y si ese reparto no se calcula bien, la carga extra recae siempre sobre los mismos.
RM Abogados apunta directamente a la causa: «si el equipo está corto de personal, conceder vacaciones en ciertas fechas clave puede parecer complicado», generando fricciones tanto entre compañeros como con la empresa (RM Abogados).
Cinco claves para que nadie se queme
A partir de las recomendaciones de expertos en RRHH, estas son las medidas que mejor funcionan:
- Reglas claras desde el principio. Fijar con antelación cuántos días de preaviso se requieren y qué porcentaje del equipo puede ausentarse a la vez —Cigna recomienda que solo un 30-40% de un departamento esté de vacaciones simultáneamente— evita sorpresas de última hora.
- Centralizar la planificación. Tener toda la información de ausencias en un único calendario visible reduce solapamientos y evita que el equipo se entere de las bajas de última hora sin haberlo previsto.
- Comunicación cercana y honesta. Explicar cómo va a funcionar la actividad durante el verano, y abrir un canal para que quien se queda pueda expresar si está asumiendo demasiado, marca la diferencia entre un verano tenso y uno llevadero.
- Identificar los puestos críticos. No todas las ausencias pesan igual. Detectar qué funciones son imprescindibles y asegurar refuerzo (interno o externo) para esos puestos concretos evita que la sobrecarga se concentre en una sola persona.
- Flexibilidad y acuerdos entre compañeros. Facilitar el intercambio de fechas entre empleados fomenta la colaboración y reparte mejor el peso del verano.
¿Y si hace falta refuerzo externo?
Legalmente, la vía más habitual para cubrir vacaciones es el contrato eventual por circunstancias de la producción, no el contrato de sustitución (que solo aplica a bajas o suspensiones de contrato). También existen fórmulas internas, como las horas complementarias para personal a tiempo parcial o la distribución irregular de la jornada para plantillas a tiempo completo (QualityConta).
El bienestar del que se queda, también importa
No cubrir bien las vacaciones no es solo un problema organizativo: puede derivar en incumplimientos de prevención de riesgos laborales y en un deterioro real del clima de trabajo, tal y como advierte QualityConta. Cuidar al que se queda —repartiendo bien las cargas, reconociendo el esfuerzo y dando margen— es tan importante como garantizar el descanso de quien se va.
Un espacio de trabajo bien pensado también ayuda: mobiliario ergonómico, zonas de descanso accesibles y entornos flexibles hacen más llevaderas esas semanas de verano en las que la oficina se queda con menos manos, pero con la misma actividad.
