En los últimos años, hemos visto cómo la configuración de las oficinas se ha ido modificando, acorde con la evolución de las formas de trabajo derivadas de una nueva tecnología. La oficina actual, no tiene nada que ver con las oficinas de hace cincuenta años. Hemos dejado atrás los habitáculos y escritorios individuales e independientes para dar paso a una oficina abierta, colaborativa y compartida, en donde se mezclan espacios de trabajo que responden no solo a una mayor funcionalidad, sino también a un mejor bienestar.
Conseguir que una oficina sea un espacio de trabajo funcional, productivo y saludable depende en gran medida de la distribución que hagamos en ella. Por ello, antes de nada, es necesario hacer un estudio de las necesidades funcionales y espaciales que exige cada departamento o puesto laboral, sin olvidar las áreas de descanso.
Derivado de las nuevas tecnologías y nuevas formas de trabajar, hoy en día, las oficinas precisan tanto de espacios de trabajo dinámicos y flexibles orientados al trabajo en equipo, como de otros más individuales que precisan una mayor concentración o privacidad. Para ello, el espacio con el que contamos puede ser un gran condicionante, ya que de él depende esa misma configuración y el tamaño y cantidad del mobiliario. Mientras que una oficina grande puede establecer diferentes áreas para usos muy determinados, como puede ser una sala de reuniones, una oficina pequeña debe optimizar su espacio y hacerlo flexible, de forma que una misma zona pueda utilizarse para diferentes funciones. Para estas áreas multifuncionales, son muy útiles las mamparas, paneles modulares y divisorias móviles, ya que permiten abrir o cerrar espacios de forma rápida según las necesidades del momento. Por otra parte, el teletrabajo y la posibilidad de trabajar desde cualquier sitio, permite que un mismo puesto pueda ser compartido por varias personas en diferentes horarios, maximizando de esta forma el espacio disponible. En cuanto al mobiliario, mesa, silla, archivadores, etc., este debe ser en todo momento en forma y tamaño acorde con el espacio disponible pero sin perder la funcionalidad ni las necesidades de cada puesto de trabajo.
Otra cuestión clave a la hora de distribuir una oficina es la existencia de luz natural. Siempre es preferible trabajar con ella, pero si esto no es posible, es preferible situar cerca de ella los puestos de trabajo cuyas tareas produzcan más fatiga visual, como es el trabajo de ordenador. Por otra parte, si la luz natural no llega a todos los rincones de nuestra oficina, la utilización de paneles de vidrio, en vez de tabiques, favorecerá el paso de la luz a través de ellos.
De igual forma, es necesario prestar atención a la decoración; ésta, a parte de proporcionar un ambiente agradable, nos servirá para delimitar las diferentes áreas de la oficina. Independiente del estilo más o menos clásico que le queramos dar, se debe evitar en todo momento una decoración recargada que impida la concentración. Muchas firmas optan por utilizar los colores corporativos para la decoración. Si bien su uso da una mayor personalidad, se debe considerar que los colores neutros y claros son más aptos para espacios pequeños y que requieren mayor concentración, mientras que los tonos cálidos son más aptos para aquellas zonas en las que se busca la la creatividad.
Por último, no debes olvidar que la oficina actual es diferente. Busca operatividad, funcionalidad, interacción y comunicación. En este sentido se debe procurar evitar barreras físicas y visuales que disminuyan estos aspectos. Por otra parte, también busca el bienestar y la salud del trabajador, por lo que cada vez es más común habilitar zonas de descanso o informales, habilitadas a tal efecto.
En definitiva un espacio de trabajo organizado, bien distribuido y pensado por y para las personas, harán de él un espacio productivo, eficiente, cómodo, agradable y, ¿por qué no? saludable.
