Las tendencias, en muchas ocasiones, marcan las directrices de diseño de las oficinas. Hemos hablado ya en más de una ocasión de la omnipresencia de los espacios abiertos y el «tablesharing» en las oficinas actuales, con las ventajas e inconvenientes que conllevan, pero poco se habla de la capacidad de los espacios para adaptarse a las necesidades múltiples, presentes y futuras, de los usuarios de los mismos.
El concepto de oficina dinámica se basa en confeccionar los espacios de tal forma que estos puedan adaptarse a las necesidades de los usuarios, a la medida de que estos surjan durante el desarrollo de su actividad. Si bien podemos planificar unas oficinas con la mente puesta en mil y una variables sobre el trabajo que se va a realizar, el ser humano es impredecible, y no podemos saber en qué momento un espacio destinado a un fin acaba siendo utilizado para otro muy distinto por sus usuarios.
Es necesario tener muy presente que se deben establecer métodos para conocer las necesidades reales y diarias de los usuarios de los espacios de trabajo y adaptar los mismos a esas necesidades. La inclusión de distintas zonas de trabajo, tanto mesas compartidas, como individuales, pequeñas salas de trabajo, grandes zonas de reuniones, zonas insonorizadas, áreas de esparcimiento y reunión informal y otros elementos que están disponibles hoy en día, necesitan de una planificación y una evolución diaria, dando lugar a oficinas que se adaptan a las personas y no al contrario.
Se debe prestar atención a la evolución del uso que hacen las personas de las instalaciones. Si una sala de reuniones comienza a emplearse para que pequeños grupos de trabajo compartan información, hay que adaptarla a ese uso. Si es necesario que un usuario abandone una sala para atender una llamada, hay que habilitar áreas insonorizadas para esa necesidad, si los empleados prefieren realizar pequeñas reuniones de trabajo en la zona de ocio, se deben implementar soluciones tecnológicas y logísticas dentro de esa zona.
En resumen, si una oficina es capaz de adaptarse al uso que los trabajadores requieran de las instalaciones en cada momento, se convertirá en un aliado a la hora de mejorar la felicidad y la productividad de los mismos y de afrontar cualquier cambio que se produzca, tanto a nivel de personal como tecnológico o de inteligencia de negocio.
